Privacyverklaring Stichting KLIK

Stichting KLIK vindt het belangrijk dat zorgvuldig en vertrouwelijk wordt omgegaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom we dat doen, met wie gegevens eventueel worden gedeeld, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Stichting KLIK is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

Stichting KLIK
Raatven 10
5646 HT Eindhoven
KvK-nummer: 98920162

E-mail: info@stichtingklik.nl
Telefoon: 06 29 18 43 58
Website: www.stichtingklik.nl

Voor vragen over privacy en persoonsgegevens kun je contact opnemen met Stichting KLIK via info@stichtingklik.nl.

Stichting KLIK kan persoonsgegevens verwerken van:

• jongeren die deelnemen of belangstelling hebben voor deelname;
• ouders en verzorgers;
  contactpersonen voor noodgevallen;
• medewerkers, opdrachtnemers,
• vrijwilligers en studenten;
• professionals en organisaties waarmee Stichting KLIK samenwerkt;
• bezoekers van onze website en mensen die contact met ons opnemen.

Welke gegevens wij verwerken hangt af van je contact met Stichting KLIK.
Bij deelnemers kunnen wij bijvoorbeeld verwerken:

• voor- en achternaam;
• geboortedatum;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• gegevens van een ouder of verzorger wanneer dat van toepassing is;
• gegevens van een contactpersoon voor noodgevallen;
• informatie die nodig is voor deelname aan de activiteiten;
• gemaakte afspraken over begeleiding;
• toestemming voor bijvoorbeeld foto’s, video’s of contact via WhatsApp;
• informatie over bijzonderheden of incidenten wanneer dit noodzakelijk is voor een veilige en verantwoorde deelname.

Wij verzamelen niet meer gegevens dan redelijkerwijs nodig is.

Soms is het voor de veiligheid van een deelnemer belangrijk dat Stichting KLIK op de hoogte is van bepaalde medische of andere bijzonderheden. Denk bijvoorbeeld aan een ernstige allergie, epilepsie, medicatiegebruik of omstandigheden waarmee begeleiders tijdens activiteiten rekening moeten houden.

Wij vragen alleen naar dergelijke informatie wanneer deze relevant is voor een veilige en verantwoorde deelname.

Deze gegevens worden extra zorgvuldig behandeld en zijn alleen toegankelijk voor personen die deze informatie daadwerkelijk nodig hebben voor de begeleiding of veiligheid van de deelnemer.

Stichting KLIK bewaart of verstrekt in beginsel geen medicatie. De deelnemer en, waar van toepassing, ouder/verzorger blijven hiervoor zelf verantwoordelijk, tenzij hierover in een uitzonderlijke situatie uitdrukkelijk andere afspraken zijn gemaakt.

Wij verwerken persoonsgegevens onder andere om:

• deelname aan activiteiten mogelijk te maken;
• deelnemers op een veilige en passende manier te begeleiden;
• contact te onderhouden met deelnemers en, waar nodig, ouders/verzorgers;
• iemand te kunnen bereiken bij een noodsituatie;
• afspraken rondom deelname en begeleiding vast te leggen;
• sociale en fysieke veiligheid tijdens onze activiteiten te bewaken;
• incidenten zorgvuldig te kunnen registreren en opvolgen;
• vragen en aanmeldingen te behandelen;
• onze activiteiten en organisatie uit te voeren en verbeteren;
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige reden en grondslag bestaat.

Stichting KLIK organiseert ook activiteiten voor minderjarige jongeren.

Bij het verwerken van persoonsgegevens van minderjarigen gaan wij extra zorgvuldig te werk. Wanneer volgens de privacywetgeving toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger nodig is, vragen wij die toestemming.

Bij deelname kunnen wij, afhankelijk van de leeftijd van de jongere en de situatie, gegevens van een ouder of verzorger vastleggen zodat contact kan worden opgenomen wanneer dat noodzakelijk is.

We proberen informatie over privacy ook voor jongeren begrijpelijk uit te leggen.

Tijdens activiteiten van Stichting KLIK kunnen foto’s of video’s worden gemaakt.

Voor het herkenbaar gebruiken of publiceren van beeldmateriaal vragen wij vooraf toestemming wanneer dat vereist is. Op het deelnemersformulier kan afzonderlijk worden aangegeven of hiervoor toestemming wordt gegeven.

Toestemming voor foto’s en video’s staat los van deelname aan Stichting KLIK. Een jongere kan dus gewoon deelnemen wanneer geen toestemming voor beeldmateriaal wordt gegeven.

Een gegeven toestemming kan worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Stichting KLIK kan met deelnemers en ouders/verzorgers communiceren via telefoon, e-mail en, wanneer daarvoor is gekozen, WhatsApp.

Wij gebruiken deze communicatiemiddelen voor praktische informatie en contact rondom activiteiten en begeleiding.

Via WhatsApp delen we bij voorkeur geen uitgebreide medische, vertrouwelijke of andere gevoelige persoonsgegevens.
Deelnemers zijn niet verplicht WhatsApp te gebruiken om aan Stichting KLIK deel te kunnen nemen.

Binnen Stichting KLIK kunnen medewerkers, zelfstandig professionals en studenten betrokken zijn bij activiteiten.

Studenten worden onder andere ondersteund vanuit hun opleiding en/of PWMI en werken binnen de afspraken en veiligheids- en privacykaders van Stichting KLIK.

Niet iedere begeleider of student heeft automatisch toegang tot alle persoonsgegevens van deelnemers. Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dit voor de betreffende taak, begeleiding of veiligheid noodzakelijk is.

Van betrokken begeleiders verwachten wij dat zij vertrouwelijk omgaan met informatie over deelnemers.

Stichting KLIK werkt onder andere samen met organisaties die betrokken kunnen zijn bij activiteiten, locaties, onderwijs, begeleiding of ondersteuning.

Wij verstrekken persoonsgegevens niet zomaar aan samenwerkingspartners.

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer:

• dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten of dienstverlening en daarvoor een geldige grondslag bestaat;
• de betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven wanneer toestemming noodzakelijk is;
• wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken; of
• dit in een acute situatie noodzakelijk is om de veiligheid van een deelnemer of een ander te beschermen.

Wanneer een organisatie in opdracht van Stichting KLIK persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over privacy en beveiliging.

Activiteiten van Stichting KLIK kunnen plaatsvinden op locaties van andere organisaties, waaronder Dynamo/Lumens.

Het gebruik van een locatie betekent niet dat Dynamo/Lumens automatisch toegang krijgt tot persoonsgegevens van deelnemers van Stichting KLIK.

Wanneer in verband met veiligheid, een calamiteit of een incident informatie moet worden gedeeld, gebeurt dit alleen voor zover dat noodzakelijk en toegestaan is.

Bij een incident of onveilige situatie kan Stichting KLIK een incidentregistratie maken.

Daarin leggen wij alleen informatie vast die noodzakelijk is om:

• vast te leggen wat er feitelijk is gebeurd;
• de veiligheid te herstellen of bewaken;
• passende vervolgacties te nemen;
  afspraken te evalueren;
• indien noodzakelijk aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Incidentregistraties worden vertrouwelijk behandeld en zijn alleen toegankelijk voor personen die deze informatie nodig hebben voor de afhandeling.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of zolang als nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Als uitgangspunt geldt:

• gegevens van deelnemers worden tijdens de deelname bewaard en daarna niet langer dan noodzakelijk;
• gegevens van personen die alleen informatie hebben aangevraagd of belangstelling hebben getoond, worden verwijderd wanneer deze niet meer nodig zijn;
• toestemmingen worden bewaard zolang dit nodig is om te kunnen aantonen welke afspraken zijn gemaakt;
• incidentregistraties worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de afhandeling, veiligheid en eventuele wettelijke verplichtingen;
• financiële en administratieve gegevens worden bewaard gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen.

Wij beoordelen periodiek of gegevens nog noodzakelijk zijn.

Stichting KLIK neemt passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking of wijziging.

Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Papieren documenten met persoonsgegevens worden veilig opgeborgen. Digitale persoonsgegevens worden opgeslagen in daarvoor bestemde en beveiligde systemen.

Onze website kan gebruikmaken van technische en functionele cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken.

Wanneer wij analytische cookies gebruiken, proberen wij deze zo privacyvriendelijk mogelijk in te stellen.

Wanneer voor bepaalde cookies toestemming vereist is, worden deze niet geplaatst voordat daarvoor toestemming is gegeven.

Je hebt, afhankelijk van de situatie, het recht om:

• je persoonsgegevens in te zien;
  onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
• eerder gegeven toestemming in te trekken;
• in bepaalde gevallen je gegevens over te laten dragen.

Een verzoek kun je sturen naar info@stichtingklik.nl.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een verzoek.

Wanneer wij niet voldoende kunnen vaststellen wie het verzoek doet, kunnen wij aanvullende informatie vragen om de identiteit te controleren. Wij vragen daarbij niet meer informatie dan noodzakelijk.

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop Stichting KLIK met persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via info@stichtingklik.nl.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Stichting KLIK kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze activiteiten, werkwijze of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest actuele versie staat altijd op onze website.

Laatste wijziging: augustus 2026.